POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
. Generalidades
1.1 Objetivo
La sociedad Aequitas Juristas S.A.S. BIC, domiciliada en Colombia (en adelante la “Firma”), pone en conocimiento de los Titulares de los Datos Personales que sus datos serán tratados de conformidad con la presente Política de Tratamiento de Datos Personales (la “Política”), dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1074 de 2015 y las demás normas que regulen la materia.
El propósito de esta Política es informar a los Titulares de los Datos Personales sobre los derechos que les asisten, los procedimientos y canales dispuestos por la Firma para ejercerlos, así como las finalidades para las cuales serán tratados los Datos Personales en caso de que el Titular otorgue su autorización previa, expresa e informada.
1.2 Alcance
La presente Política aplica a todos los Datos Personales que sean recolectados, almacenados, utilizados, circulados, transmitidos o tratados de cualquier forma por Aequitas Juristas S.A.S. BIC, en desarrollo de sus actividades profesionales y administrativas.
1.3 Definiciones
Para efectos de la presente Política, los términos que se indican a continuación tendrán el significado que les atribuye la legislación colombiana en materia de protección de datos personales.
- 1. Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de sus Datos Personales.
- 2. Base de Datos: conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.
- 3. Dato Personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
- 4. Dato Público: dato personal que no es semiprivado, privado o sensible, y cuyo acceso puede realizarse sin reserva alguna, conforme a la ley.
- 5. Dato Sensible: información que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como datos relativos al origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, afiliación sindical, datos relativos a la salud, vida sexual o datos biométricos.
- 6. Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica que realiza el
Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable.
- 7. Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica que decide sobre la Base de Datos y el Tratamiento de los Datos Personales.
- 8. Titular: persona natural cuyos Datos Personales son objeto de
Tratamiento.
- 9. Tratamiento: cualquier operación sobre Datos Personales, tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación, transmisión, transferencia o supresión.
- Políticas
2.1 Principios
Aequitas Juristas S.A.S. BIC tratará los Datos Personales de conformidad con los principios establecidos en la legislación colombiana sobre protección de datos personales.
En particular, el Tratamiento se regirá por los siguientes principios:
Prinipio de legalidad: el Tratamiento de Datos Personales se realizará conforme a la legislación aplicable.
Principio de finalidad: los Datos Personales serán recolectados para finalidades legítimas, específicas y previamente informadas al Titular.
Principio de libertad: el Tratamiento solo podrá ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular, salvo en los casos expresamente autorizados por la ley.
Principio de veracidad o calidad: los Datos Personales deberán ser veraces, completos, exactos, actualizados y comprobables.
Principio de transparencia: el Titular tiene derecho a obtener información acerca de la existencia de Datos Personales que le conciernan.
Principio de acceso y circulación restringida: los Datos Personales solo serán tratados por personas autorizadas y no estarán disponibles en internet u otros medios masivos salvo que se garantice su control y seguridad.
Principio de seguridad: la Firma adoptará medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger los Datos Personales contra acceso no autorizado, pérdida, adulteración o uso fraudulento.
Principio de confidencialidad: todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales deberán garantizar la reserva de la información.
2.2 Tratamiento de Datos Personales
La Firma podrá recolectar, almacenar, organizar, usar, circular, transmitir, transferir, actualizar o suprimir los Datos Personales conforme a las finalidades informadas al Titular y a las disposiciones legales aplicables.
2.2.1 Tratamiento de Datos de niñas, niños y adolescentes
El Tratamiento de Datos Personales de menores de edad se realizará únicamente cuando sea necesario y siempre que se cuente con la autorización previa de sus padres o representantes legales, garantizando el respeto del interés superior del menor y sus derechos fundamentales.
2.2.2 Tratamiento de Datos Sensibles
La Firma solo tratará Datos Sensibles cuando el Titular haya otorgado su autorización explícita, salvo en los casos permitidos por la ley. En estos casos se informará al Titular que no está obligado a autorizar el tratamiento de este tipo de datos.
2.3 Finalidades del Tratamiento
Los Datos Personales recolectados por Aequitas Juristas S.A.S. BIC podrán ser tratados para las siguientes finalidades:
- Gestionar relaciones contractuales con clientes, proveedores, aliados estratégicos y colaboradores.
- Prestar servicios de asesoría y representación jurídica.
- Cumplir obligaciones legales, regulatorias, contables y tributarias.
- Gestionar comunicaciones institucionales, académicas o profesionales.
- Enviar información sobre servicios legales, eventos, publicaciones o actividades de la Firma.
- Administrar el funcionamiento de la página web institucional y responder consultas realizadas a través de ella.
- Gestionar procesos administrativos internos de la Firma.
- Garantizar la seguridad de la información y prevenir fraudes o actividades ilícitas.
- Atender requerimientos de autoridades administrativas o judiciales.
- Realizar procesos de auditoría interna o externa cuando sea necesario.
2.4 Derechos de los Titulares
De acuerdo con la legislación colombiana, los Titulares de los Datos Personales tienen los siguientes derechos:
- Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada para el Tratamiento de sus datos.
- Ser informados sobre el uso que se ha dado a sus Datos Personales.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la normativa de protección de datos.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus Datos Personales cuando sea procedente.
- Acceder de manera gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
2.5 Área responsable de la atención de consultas y reclamos
Aequitas Juristas S.A.S. BIC ha designado como responsable de la atención de consultas y reclamos relacionados con el Tratamiento de Datos Personales al área administrativa de la Firma.
Las solicitudes podrán presentarse a través del siguiente correo electrónico:
aequitassasjuristas@gmail.com.
2.6 Procedimientos para ejercer los derechos de los Titulares
2.6.1 Consultas
Los Titulares podrán formular consultas sobre los Datos Personales que reposen en las Bases de Datos de la Firma mediante comunicación enviada al correo electrónico indicado anteriormente.
La Firma dará respuesta a la consulta en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recepción. Cuando no sea posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado indicando los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual no podrá superar cinco (5) días hábiles adicionales.
2.6.2 Reclamos
Los Titulares podrán presentar reclamos cuando consideren que la información contenida en una Base de Datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes establecidos en la ley.
El reclamo deberá contener como mínimo la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección de contacto y los documentos que se quieran hacer valer.
Una vez recibido el reclamo completo, la Firma dará respuesta en un término máximo de quince (15) días hábiles.
- Vigencia
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales rige a partir de su publicación y permanecerá vigente mientras la Firma realice el Tratamiento de Datos Personales en desarrollo de sus actividades